Công đoạn xây dựng, setup khách sạn mini đã hoàn thiện. Vậy làm thế nào để đưa mô hình này đi vào hoạt động một cách đúng hướng, nhanh chóng thu hồi vốn và gia tăng lợi nhuận qua các năm? Bỏ túi ngay những kinh nghiệm quan trọng trong cách quản lý khách sạn mini mà Kiến trúc Tây Hồ chia sẻ dưới đây.
Quản lý khách sạn mini, bạn gặp phải những khó khăn gì?
Trước tiên, Kiến trúc Tây Hồ vẫn muốn nhấn mạnh lại những điều này. Giai đoạn cách đây 3 tới 4 năm trước, ghi nhận sự bùng nổ của loại hình kinh doanh khách sạn mini. Rất nhiều chủ đầu tư đã đua nhau dồn vốn để xây dựng.
Tuy nhiên, đến thời điểm hiện tại, có thể nói mô hình này đã đang dần bão hòa. Nhất là ở các khu du lịch, nghỉ dưỡng, hàng loạt khách sạn mini đua nhau mọc lên. Đó là lý do tại sao nhiều chủ đầu tư đã có sự chuyển đổi nhận thức.
Thay vì xây dựng ồ ạt, họ bắt đầu tập trung vào nâng cao chất lượng của cơ sở vật chất; Đầu tư nghiên cứu thị trường. Thiết kế thi công công trình lưu trú theo các phong cách ấn tượng, độc đáo. Được lựa chọn nhiều nhất là tân cổ điển và hiện đại.
Khách hàng hoàn toàn có thể tận hưởng dịch vụ hoàn hảo, cơ sở tiện nghi; kiến trúc nội thất chất lượng, đẹp mắt ngay trong một mô hình nhỏ, tiết kiệm chi phí.
Tuy nhiên, để đáp ứng được những tiêu chí đó cho khách hàng, chỉ cơ sở vật chất thôi chưa đủ. Nó phải gắn liền với chất lượng dịch vụ, thái độ phục vụ. Điều này sẽ thuộc vào trách nhiệm của người điều hành, quản lý.
Những thách thức có thể đối mặt
Nếu như trước đó, bạn chưa có kinh nghiệm quản lý? Vậy thì hãy chuẩn bị tâm lý sẵn sàng đối mặt với những khó khăn, thách thức:
- Thị trường cạnh tranh khốc liệt, khách sạn mini của bạn phải trở nên nổi bật và thu hút khách lưu trú
- Nhu cầu của khách hàng ngày càng phức tạp, nhất là dịch vụ buồng phòng
- Tâm lý đám đông và dư luận. Mạng xã hội giống như một con dao hai lưỡi cho mô hình khách sạn mini của bạn. Bạn làm tốt, họ hết lời khen ngợi. Nhưng nếu để khách hàng của mình có những lời phản hồi tiêu cực, chỉ trích về chất lượng dịch vụ hoặc thái độ nhân viên? Đám đông sẽ quay lưng chỉ trích bạn. Đây cũng là một áp lực lớn mà người quản lý phải đối mặt.
- Khó khăn trong khâu quản lý nhân sự, bao quát công việc
- Giải quyết các vấn đề phát sinh từ phía khách lưu trú như: khách phàn nàn về dịch vụ, nhân viên; khách bị mất hành lý; khách ồn ào; dịch vụ ăn uống tại chỗ…
Kinh nghiệm quản lý khách sạn mini
Khách sạn mini cũng là một loại hình lưu trú, phục vụ khách du lịch, nghỉ dưỡng, tạm dừng chân trên hành trình của mình. Để quản lý hoạt động kinh doanh lưu trú của mô hình này một cách hiệu quả, chủ đầu tư nên tham khảo những kinh nghiệm quý báu mà Kiến trúc Tây Hồ đã tổng hợp dưới đây:
Lập kế hoạch quản lý, kinh doanh bài bản
Chủ tịch tập đoàn Thiên Minh ông Trần Trọng Kiên nhấn mạnh: “muốn vào mảng khách sạn mini, đầu tiên là phải có vốn thực và quan lý chuyên nghiệp”. Muốn chuyên nghiệp ngay từ ban đầu, trước tiên và quan trọng nhất, bạn phải phác thảo được một bản kế hoạch quản lý, kinh doanh.
Bản kế hoạch kinh doanh sẽ thể hiện các vấn đề sau:
- Khách hàng tiềm năng là những ai?
- Nhân sự, thực hiện các chương trình đào tạo, phát triển đội ngũ nhân sự
- Các dịch vụ mà địa điểm lưu trú cung cấp
- Giá dịch vụ ra sao?
- Lập kế hoạch chi tiết việc điều phối nhân sự
- Vạch ra cụ thể từng đầu mục công việc. Phối hợp các nguồn lực hiện có để tập trung thu hút khách hàng
- Kiểm soát ngân sách chi tiết
- Làm việc với các đơn vị cung cấp dịch vụ có liên quan
- Tính toán doanh thu hàng tháng
- Đưa ra chiến lược phát triển trong các tháng tiếp theo
Bản kế hoạch chi tiết này cũng chính là mô tả công việc của một người quản lý. Khi có bản kế hoạch, bạn sẽ biết mình cần phải làm những gì. Hạn chế tối đa rủi ro, thiếu sót.
Hiện nay, có rất nhiều khách sạn mini vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế. Tình trạn này làm cho khách lưu trú không có lần thứ hai quay lại nơi đó nữa. Bạn có thể tham khảo bài viết:
Định giá dịch vụ phù hợp với cơ sở vật chất
Giá cả các dịch vụ lưu trú, tiện ích sẽ quyết định lợi nhuận của khách sạn mini. Mức giá sẽ có sự thay đổi phụ thuộc vào các yếu tố: Vị trí, hạng sao, loại phòng, thời điểm khách hàng đặt phòng, đối tượng khách lưu trú (theo đoàn hay cá nhân, ngắn hạn hay dài hạn…).
Khi bạn là chủ đầu tư và trực tiếp quản lý hoạt động của khách sạn mình, hãy cân nhắc định giá phù hợp.
Tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp
Dù có quy mô mini, nhưng khách sạn của bạn cũng cần có các vị trí then chốt sau:
- Nhân viên quản lý chung: Chủ đầu tư có thể tự mình đứng ra quản lý. Hoặc bỏ tiền thuê nhân viên quản lý chuyên nghiệp nếu bản thân chưa đủ tự tin, quá bận rộn.
- Nhân viên kế toán: 1 người. Sẽ là người quản lý các thu chi chung của khách sạn; thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, giấy tờ pháp lý.
- Nhân viên lễ tân: Bạn cần ít nhất 2 nhân viên lễ tân để họ thay ca nhau làm việc, trực đón khách, phản hồi khách hàng sớm nhất. Nhân viên lễ tân yêu cầu về ngoại hình, kỹ năng giao tiếp, giọng nói dễ nghe, không nói tiếng địa phương. Vì đây là bộ mặt của cả khách sạn.
- Nhân viên vệ sinh buồng phòng: cần từ 1 – 2 người. Ban đầu có thể bạn chỉ cần 1 người. Nhưng nếu khách sạn có sức chứa khoảng 20 phòng trở lên, lượng khách thuê theo đoàn nhiều, nên bổ sung 2 – 3 nhân viên vệ sinh buồng phòng.
- Nhân viên bảo vệ: cũng cần 2 người để thay phiên nhau trực 24/24. Nhân viên bảo vệ nên tuyển chọn kỹ lưỡng, có sức khỏe.
- Nhân viên bếp, phục vụ đồ ăn: Bạn sẽ cần ít nhất 1 đầu bếp chính, 2 – 3 phụ bếp kiêm phục vụ.
Ngoài ra, còn nhân sự ở mảng Sale & Marketing. Chủ đầu tư có thể thuê đơn vị cung cấp dịch vụ ở bên ngoài để tiết kiệm chi phí.
Như vậy, để khách sạn mini đi vào hoàn động, bạn sẽ cần ít nhất 10 – 14 nhân sự để phủ khắp các bộ phận. Quản lý cân nhắc, điều chỉnh nhân sự ở các bộ phận sao cho phù hợp theo từng thời điểm. Bổ sung cần thiết vào mùa cao điểm để đáp ứng nhu cầu phục vụ của khách lưu trú.
Tuy hoạt động với mô hình nhỏ nhưng nhân viên cần phải được tuyển chọn kỹ càng. Khâu xét duyệt cần có hồ sơ đầy đủ, phù hợp, ưu tiên kinh nghiệm làm việc thực tế.
Đào tạo nhân sự, văn hóa làm việc của khách sạn mini
Đào tạo nhân sự là một trong những công việc quan trọng của người quản lý. Bên cạnh cơ sở vật chất, buồng phòng thì nhân viên có thái độ phục vụ tốt, niềm nở, nhiệt tình cùng là điểm ấn tượng, chuyên nghiệp mà khách lưu trú cảm thấy thích thú.
Đã có không ít trường hợp do thái độ phục vụ của nhân viên mà khách hàng cảm thấy không hài lòng. Sau đó để lại nhiều lời đánh giá thiếu thiện cảm trên mạng xã hội. Cuối cùng là ảnh hưởng đến uy tín, tên tuổi và doanh thu.
Khách hàng luôn có nhiều sự lựa chọn. Nếu dịch vụ của bạn tốt, họ sẽ quay lại hoặc giới thiệu cho bạn bè. Còn nếu không tốt, chỉ có bạn thiệt thòi. Vậy nên, ngay từ đầu, người quản lý cần tổ chức đào tạo, tập huấn văn hóa làm việc của khách sạn cho nhân viên. Bao gồm các kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống, khả năng chịu đựng áp lực, giải quyết vấn đề phát sinh linh hoạt. Đặc biệt là ở bộ phận lễ tân.
Đào tạo không đồng nghĩa với áp đặt – đây là nguyên tắc mà bất cứ một người quản lý nào đều phải nắm được. Vẫn với lượng kiến thức đó, bạn nên tìm cách truyền đạt dễ hiểu, dễ tiếp nhận. Lắng nghe những ý kiến của nhân viên. Sao cho mỗi bộ phận đều cảm thấy hào hứng quyết tâm thực hiện chứ không phải cảm giác bất mãn, chống đối.
Lắng nghe khách hàng của mình
Mô hình kinh doanh nhỏ cũng có những lợi thế nhất định. Số lượng khách hàng ở mức vừa phải sẽ giúp người quản lý dễ dàng bao quát hơn. Vì thế, hãy tận dụng để tiếp cận, lắng nghe ý kiến của khách hàng. Hiểu được khách hàng của mình đang cần gì, muốn gì để đáp ứng tốt hơn những nhu cầu của họ. Đây cũng là cách để nâng cao chất lượng dịch vụ gắn với tính thiết thực.
Quảng cáo tiếp thị cho khách sạn mini
Quảng cáo tiếp thị là một hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh khách sạn mini. Nếu chi phí đầu tư ban đầu có hạn, ban đầu có thể bạn sẽ đảm nhận phân mảng này. Chủ động làm các công việc liên quan đến tiếp thị gồm: tạo lập fanpage, kênh youtube để đăng tải hình ảnh, video. Tạo google map cho khách sạn mini để khách hàng dễ dàng tìm kiếm.
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mini
Kinh doanh khách sạn mini có cần phần mềm quản lý không? Để nâng cao tính chuyên nghiệp, cạnh tranh, Kiến trúc Tây Hồ khuyên bạn nên dùng. Sử dụng phần mềm quản lý khách hàng, nhân viên, thu chi, buồng phòng sẽ giúp bạn bao quát công việc tốt hơn; sắp xếp khoa học, hợp lý; từ đó tiết kiệm thời gian, công sức thủ công.
Hiện nay có nhiều phiên bản phần mềm quản lý khác nhau để quản lý lựa chọn. Có cả phiên bản miễn phí và trả phí. Khi chọn mua, hãy xem xét đến tính năng, cách vận hành. Đảm bảo phù hợp với quy mô và hình thức quản lý của mình.
Một số phần mềm quản lý khách sạn mini miễn phí và trả phí mà người quản lý có thể tham khảo, đề xuất sử dụng như: ezCloudhotel (chuyên dùng để quản lý khách sạn 0 – 2 sao với số phòng 20); ezFolio (quản lý khách sạn mini có 50 phòng); Saphia PMS, Ohotel, MeMo, GiHoTech, Vivuvu Hotel…
Bài viết liên quan:
Bắt đầu đi vào hoạt động, chắc chắn chủ đầu tư phải đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức. Nhưng khi biết cách quản lý khách sạn mini đúng hướng, bài bản ngay từ đầu, hoạt động kinh doanh sẽ những bước tiến xa hơn. Hy vọng những thông tin hữu ích cung cấp trong bài viết này phần nào bổ trợ cho người quản lý làm được điều đó.
