Trong bối cảnh thiếu hụt nguồn cung, giá thuê văn phòng tăng nhanh chóng, việc tìm kiếm mặt bằng trở nên khó khăn,… thì mô hình không gian làm việc chung lại trở thành điểm sáng được nhiều chủ doanh nghiệp hướng tới. Vậy văn phòng không gian làm việc chung là gì? Có ưu nhược điểm ra sao? Nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định thuê văn phòng làm việc chung, đừng bỏ qua bài viết hôm nay của Kiến Trúc Tây Hồ nhé.
Lịch sử ra đời của mô hình không gian làm việc chung (Coworking Space)
Năm 1995 được xem là thời điểm tiền thân của các không gian Coworking Space được ra đời. Một nhóm gồm 17 kỹ sư máy tính thành lập C-base tại thủ đô Berlin (Đức). Đây được coi là một trong những không gian tin tặc đầu tiên của thế giới.
C-base đã hướng tới mô hình làm việc cộng đồng, cung cấp một không gian, một địa điểm để mọi người có thể đến gặp gỡ và làm việc một cách tự do. Họ cung cấp wifi miễn phí, khuyến khích mọi người sử dụng mạng internet công cộng để kết nối làm việc. Dù có thể không được công nhận, thế nhưng C-base thực sự là nơi khởi nguồn cho ý tưởng về mô hình Coworking Space về sau này.
Đến năm 2000, thuật ngữ “Coworking” đã được Bernard Dekoven – một kỹ sư thiết kế trò chơi người Mỹ lần đầu tiên sử dụng. Ông đề cập đến Coworking như một phương pháp làm việc nhiều hơn là một nơi làm việc. Nhưng tư tưởng của ông, cùng với thuật ngữ mà ông đã sử dụng lại là cơ sở để hình thành mô hình văn phòng chia sẻ mãi sau này.
Du nhập vào Việt Nam từ năm 2002, Coworking Space đã nhanh chóng phát triển cả về số lượng, chất lượng lẫn quy mô người sử dụng. Một trong những ưu điểm của mô hình này đó là người thuê có thể lựa chọn hợp đồng linh hoạt, có khi chỉ là 1-2 chỗ ngồi cho thời gian làm việc từ vài ngày cho đến vài tháng.
Vậy văn phòng không gian làm việc chung là gì?
Văn phòng không gian làm việc chung hay còn được biết đến với những cái tên như Coworking Space, không gian làm việc chia sẻ, văn phòng chia sẻ,… đang ngày càng trở nên phổ biến và dần trở thành xu hướng của thế giới.
Sự hình thành khái niệm “không gian làm việc chung“ được bắt nguồn từ cụm từ tiếng anh “co-working space”; trong đó “co” là biểu hiện của cộng đồng, hợp tác và “working space” là không gian làm việc.
Nói một cách đơn giản văn phòng không gian làm việc chung là không gian làm việc cùng nhau. Đây là sự gắn kết của một tập thể hay một cộng đồng lớn nhưng mỗi cá nhân hoặc doanh nghiệp trong đó vẫn hoạt động độc lập với công việc của mình. Các đơn vị thuê sẽ chia sẻ với nhau về diện tích và cả chi phí thuê tòa nhà.
Bài viết liên quan: Thiết kế sân vườn cho nhà ở kết hợp văn phòng cần lưu ý gì?
Đặc điểm thiết kế của loại hình văn phòng không gian làm việc chung
Văn phòng không gian làm việc chung là mô hình văn phòng chia sẻ hướng đến cho thuê, bố trí theo không gian mở. Trong đó có nhiều tiện ích đi kèm nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng cho các doanh nghiệp với quy mô khác nhau. Qua đó giúp chia sẻ chi phí giữa các doanh nghiệp.
Với không gian làm việc chung, các bức tường sẽ được loại bỏ bớt, phá vỡ không gian ngăn cách giữa trong – ngoài để tạo cảm giác thoáng đãng. Vị trí ngồi làm việc cũng được bố trí chung với nhau, đôi khi cũng sẽ có những tấm vách để ngăn cách từng khu vực. Cách bài trí này giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái và giảm stress hiệu quả.
Xu hướng thiết kế văn phòng không gian làm việc chung tại Việt Nam hiện nay
Thiết kế văn phòng Coworking Space rất đa dạng, có thể linh hoạt thay đổi tùy thuộc vào nhóm đối tượng cộng đồng mà nó nhắm đến. Hiện tại ở Việt Nam có 4 xu hướng thiết kế chính, cụ thể:
- Coworking Space theo phong cách đại trà: đây là thiết kế phục vụ cho mọi đối tượng khác nhau. Từ sinh viên tìm chỗ học tập cho đến dân văn phòng tìm chỗ làm việc; từ người trẻ tuổi thích sự tự do trong công việc cho đến những người lớn tuổi với mong muốn thay đổi không khí làm việc thường ngày.
- Coworking Space thiên về phong cách sống: đây là kiểu thiết kế tập trung vào xây dựng môi trường cân bằng giữa cuộc sống và công việc. Lối thiết kế này sẽ tập trung nhiều vào tiện ích gần gũi với cuộc sống, ưu tiên không gian thiên nhiên tươi mát.
- Coworking Space chuyên biệt hóa: phong cách thiết kế này sẽ hướng về một đối tượng chuyên biệt nhất định, hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định. Hiện nay phong cách thiết kế này rất kén chọn người thuê. Vì vậy nên giá thuê cũng sẽ tương ứng với đối tượng mà nó nhắm đến.
- Coworking Space theo phong cách chuyên nghiệp: đây được xem là phong cách thiết kế chú trọng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Phong cách này thường dành cho đối tượng khách thuê là doanh nhân, họ cần tìm một địa điểm chuyên nghiệp để tiếp đón khách; bàn bạc những thương vụ làm ăn lớn.
Coworking space dành cho ai?
Không gian làm việc chung phù hợp cho những người làm việc tự do
Freelancer – người làm việc tự do là một khái niệm tưởng chừng như mới mẻ đối với nhiều người. Thế nhưng thực tế thì hình thức này đã có từ lâu. Có thể hiểu đây là những người không làm việc cố định cho đơn vị, công ty nào nhất định. Thay vào đó, họ làm việc cho nhiều đơn vị khác nhau.
Họ là người không bị ràng buộc về điều kiện không gian, thời gian, hay những quy định làm việc 8 tiếng như dân công sở. Trái lại, họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, miễn sao là có thể đáp ứng được chất lượng và khối lượng công việc của bên thuê.
Có thể thấy, freelancers được thoải mái lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất đối với họ và thực tế, các khu làm việc chung chính là sự lựa chọn tuyệt vời nhất. Thay vì làm việc ở nhà buồn chán trong không gian của riêng mình, khó tương tác; hay tại các quán cafe ồn ào, chỗ ngồi nhỏ, không gian làm việc chung trở thành một không gian tuyệt vời cho freelancer.
Một điểm thú vị không thể bỏ qua tại đây đó chính là các mối quan hệ, giao lưu. Dường như không gian làm việc chung đó không của mỗi mình bạn, đó còn là nơi để nhiều freelancer khác tìm đến. Mọi người có thể thoải mái trao đổi các ý kiến và ý tưởng mới với nhau. Thú vị hơn đó là bạn sẽ chẳng bao giờ biết rằng người ngồi đối diện mình có thể sẽ chính là khách hàng tiềm năng trong tương lai. Hay thậm chí là những người sẽ mang tới khách hàng cho bạn.
Coworking tuyệt vời cho các startups và các công ty nhỏ
Thông thường, việc thuê một văn phòng truyền thống ở các thành phố lớn sẽ tiêu tốn nhiều chi phí để thuê; sửa chữa; cải tạo và mua sắm trang thiết bị. Đối với các startups hay các công ty siêu nhỏ, việc thuê văn phòng truyền thống sẽ không phải là cách thức tối ưu nhất. Thay vào đó, khu làm việc chung là hình thức văn phòng làm việc được cho là phù hợp nhất.
Điều này giúp cho doanh nghiệp tập trung vào phát triển các công việc kinh doanh cốt lõi. Đồng thời tập trung vào nguồn nhân sự và mở rộng các mối quan hệ kinh doanh.
Lợi ích của văn phòng không gian làm việc chung là gì?
Các lợi ích chính của không gian làm việc chung có thể kể đến như:
Tính linh hoạt: Không gian làm việc chung thường cung cấp cho văn phòng với tiện ích có sẵn. Nó cho phép các công ty mở rộng và ký hợp đồng như họ muốn.
Năng suất: Co-working có thiết kế ấn tượng, bố trí không gian khoa học, đầy đủ tiện ích. Bên cạnh chỗ ngồi làm việc, decor cũng được chủ đầu tư chú trọng. Đây là yếu tố giúp nâng cao năng suất công việc của nhân viên.
Công nghệ thông tin ( CNTT ) tuyệt vời: hiện nay nhiều công việc diễn ra trực tuyến hơn, cần có CNTT cấp doanh nghiệp. Đối với các công ty nhỏ, loại giải pháp CNTT này thường nằm ngoài tầm với. Thế nhưng trong không gian làm việc chung, các khoản đầu tư lớn đã được thực hiện để đảm bảo kết nối hiện tại và tương lai.
Sự sẵn sàng làm việc kết hợp: nhiều công ty hiện nay đã áp dụng công việc kết hợp hoặc công việc nhanh nhẹn. Không gian làm việc chung giúp cho các doanh nghiệp kết hợp làm việc tại nhà, làm việc gần nhà và làm việc tại văn phòng. Tất cả được thực hiện dưới một nền tảng và từ một nhà cung cấp.
Trải nghiệm nhân viên được tốt hơn: Điều này cho phép các công ty thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài giỏi một cách tốt hơn. Một văn phòng tuyệt vời sẽ là chìa khóa cho điều này.
Tiết kiệm chi tiêu văn phòng: Đầu tư vào văn phòng làm việc chung là khoản đầu tư “đáng đồng tiền bát gạo”. Thay vì phải lo lắng trong từng khoản chi tiêu nhỏ khi thành lập văn phòng riêng. Giờ đây người thuê có thể yên tâm và tiết kiệm tối đa chi phí với mô hình không gian làm việc này. Dịch vụ sẽ cung cấp một văn phòng tiêu chuẩn với đủ các tiện nghi với mức giá tối thiểu. Lựa chọn vàng dành cho những người khởi nghiệp trẻ chính là ở đây.
Hạn chế của mô hình văn phòng không gian làm việc chung
Bên cạnh những hiệu quả mà văn phòng chia sẻ mang lại, nó cũng vẫn sẽ có những hạn chế nhất định. Điển hình nhất đó là bị phiền nhiễu bởi tiếng ồn, mất tập trung trong quá trình làm việc. Đây sẽ là “cơn ác mộng” cho những người hướng nội, những người không thích sự ồn ào và đám đông. Tiếp đó còn là các vấn đề về bảo mật thông tin, bảo mật tài liệu trong công việc, thông tin cá nhân và sức khỏe.
Nhiều không gian làm việc chung hiện nay sẽ không cho phép thiết kế logo nhận diện thương hiệu hoặc biểu trưng của công ty xung quanh văn phòng chung. Vì vậy, nếu như bạn muốn tạo ấn tượng tốt đầu tiên với khách hàng mới hoặc người được tuyển dụng vị trí tiềm năng. Thì các tùy chọn của bạn sẽ bị hạn chế ít nhiều.
Như vậy mô hình văn phòng không gian làm việc chung, mỗi cá nhân/doanh nghiệp cần cân nhắc thật kĩ lưỡng trước khi thuê. Điều quan trọng nhất cần đặt ra đó là nó có đáp ứng được mục đích kinh doanh mà bạn đang hướng đến hay không?.
Tổng kết
Văn phòng không gian làm việc chung là gì?. Xu hướng Co-working Space này được dự đoán sẽ còn tiếp tục phát triển hơn nữa khi nhu cầu sử dụng nơi làm việc mở của người lao động đang ngày càng tăng cao. Hy vọng bài viết trên đây đã cho bạn cái nhìn thực tế nhất về xu hướng làm việc mới này. Đồng thời giúp bạn lựa chọn được cho mình một Co-working Space hợp lý nhất.
